Zeitmanagement – ein Experiment Teil 2

Vor einiger Zeit habe ich einen Beitrag über effektives Zeitmanagement gepostet. Hintergrund dieses Artikels war die tägliche Herausforderung meinen Arbeitstag trotz belastender Emailflut vernünftig zu organisieren. Zur Lösung des Problems habe ich ein Experiment gestartet. Ich wollte meine Emails morgens lesen, daraus resultierende Todos in Things, mein bevorzugtes GTD-Tool übertragen und diese analog zu allen anderen anstehenden Aufgaben im Verlauf des Tages bearbeiten. Jetzt ist es an der Zeit im zweiten Teil über den Verlauf dieses Selbstversuchs zu berichten.Die Rahmenbedingungen meines Experiments haben sich zwischenzeitlich deutlich verändert, weil ich jetzt für einen anderen Kunden tätig bin, als zu Beginn des Experiments. Da das Unternehmen sehr agil ist, dachte ich zunächst, dass das Problem Email-Flut gar nicht auftritt. Schließlich gibt es über alle Ebenen hinweg entsprechende Daily Meetings, in denen die relevanten Informationen, Probleme und Herausforderungen ausgetauscht werden und der Arbeitstag organisiert wird. Leider habe ich mich getäuscht, denn ich bekomme immer noch Unmengen von Emails täglich, weil jeder die Dinge, die im Laufe des Tages auftreten, in Form von Emails an die Kollegen verschickt. Damit habe ich also einen prima Grund mein Experiment fortzusetzen.

Zunächst gibt es den einen oder anderen Kollegen, der sich darüber beklagt, dass ich nicht innerhalb kürzester Zeit auf eine Email reagiere. Ich mache es mir daraufhin zur Regel solchen Kollegen zu erklären, dass meine Reaktionszeit auf eine Email bis zu einem Tag beträgt. Wenn eine kürzere Reaktionszeit gewollt ist, kann man zu mir kommen, mich anrufen oder das Problem im Daily Meeting ansprechen. Alles in allem stellt sich heraus, dass ich seit dieser Zeit deutlich weniger Emails in meinem Postfach habe, weil das typische Antworten und Weiterleiten von Emails entfällt. Stattdessen findet immer öfter eine direkte Kommunikation statt.

Was die Bearbeitungsgeschwindigkeit meiner Todos betrifft musste ich mir jedoch etwas einfallen lassen. Ich war einfach zu langsam. Weil ich in meiner Roller als Scrum Master einen erheblichen Teil meiner Arbeitszeit in Workshops verbringe, gelang es mir oft nicht meine Aufgaben in akzeptabler Zeit zu erledigen. Um nicht täglich Überstunden machen zu müssen und meine Todos erst nach Ende der eigentlichen Arbeitszeit zu bearbeiten, reserviere ich deshalb seit einiger Zeit in meinem Outlook-Kalender Meeting-freie Zeiten. In diesen Timeboxes kümmere ich mich um die Erledigung meiner Todos. Schließlich erwartet mein Team von mir, dass ich Impediments nicht nur verwalte, sondern sie auch beseitige.

Alles in allem bin ich ziemlich zufrieden mit meinem Zeitmanagement. Es hat sich definitiv bewährt nicht permanent den Posteingang zu beobachten, die direkte Kommunikation zu forcieren und aus den Emails resultierende Todos in Things zu verwalten. Zugegebenermaßen ertappe ich mich trotzdem ab und an dabei eintreffende Emails sofort zu lesen und zu bearbeiten. Da hat dann wohl die Neugier gesiegt.

Weitere sinnvolle Tipps zum effektiven Umgang mit Zeit finden Sie im Artikel Sieben Tipps für ein kreatives Zeitmanagement von Heike Thormann.

Autor: Katja Roth

Katja Roth ist zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau (GPM) IPMA Level D und seit vielen Jahren als Senior Projektmanagerin und Scrum Master in verschiedenen Branchen tätig. Als Agile Coach berät sie Unternehmen bei der Einführung agiler Methoden. Ihre Leidenschaft gilt dabei insbesondere dem agilen Produktmanagement. Als Autorin von Fachartikeln und Trainerin teilt sie ihr Wissen gern mit anderen Menschen.

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