Zeitmanagement – ein Experiment

15.04.2011

Als großer Fan des Getting-Things-Done-Prinzips schwöre ich auf das Tool Things.  Leider scheitert meine Organisation immer wieder daran, dass ich ungewollt zwei Listen verwende. Auf der einen Seite bearbeite ich meine Todos in Things und auf der anderen die kontinuierlich im Posteingang auflaufenden Mails. So wird der Posteingang ungewollt zu einer weiteren Todo-Liste.

Klar, laut GTD müsste ich sämtliche Todos, die aus Emails resultieren in mein Things überführen. Das ist jedoch aufgrund der Email-Flut, die mich jeden Tag ereilt, fast unmöglich. Also bearbeite ich meine Emails direkt in meinem Postfach und meine geplanten Todos in Things. Das führt jedoch dazu, dass ich regelmäßig kurz vor Feierabend feststelle, dass ich zwar einen Haufen Emails  bearbeitet habe, aber meine eigentlichen Todos alle liegen geblieben sind.

Was also tun, um den Überblick zu bewahren? Ich nehme mir vor ab sofort nicht mehr kontinuierlich den Posteingang zu belauern. Das ist ein oft genannter Tipp, wenn man nach Ratschlägen zur Handhabung der Email-Flut sucht. Es scheint sich aber kaum jemand daran zu halten. Trotzdem nehme ich mir vor es einmal auszuprobieren.

Frei nach dem agilen Manifest will ich außerdem Menschen und ihren Interaktionen den Vorzug vor dem Werkzeug Mail-Programm geben und nebenbei meine Todos in genau einer Liste organisieren.

Und so sieht der Weg dahin aus:

  1. Ich beginne den Arbeitstag mit einer Sichtung des Posteingangs und überführe daraus resultierende Todos in mein Things (Timebox: 30 Minuten).
  2. Im weiteren Verlauf des Tages ignoriere ich den Posteingang und kümmere mich um die in Things geplanten Aktivitäten. Wer etwas von mir will, soll vorbei kommen oder anrufen!
  3. Ich nehme mir vor nur im Notfall selbst Emails zu verfassen und stattdessen die synchrone Kommunikation mit meinen Kollegen zu suchen.

Auf diese Weise gelingt es mir hoffentlich meine Todo-Liste im Zaum zu halten und gleichzeitig die Kommunikation mit den Kollegen deutlich zu intensivieren. Von diesen Maßnahmen verspreche ich mir außerdem, dass ich meine Arbeit noch konzentrierter erledigen kann und mich nicht mehr so oft vom Hinweis  des Mail-Programms auf neue Emails ablenken lasse.

Wie dieses Experiment ausgeht, berichte ich in einigen Wochen in einem weiteren Beitrag.

Autor: Katja Roth

Katja Roth ist zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau (GPM) IPMA Level D und seit vielen Jahren als Senior Projektmanagerin und Scrum Master in verschiedenen Branchen tätig. Als Agile Coach berät sie Unternehmen bei der Einführung agiler Methoden. Ihre Leidenschaft gilt dabei insbesondere dem agilen Produktmanagement. Als Autorin von Fachartikeln und Trainerin teilt sie ihr Wissen gern mit anderen Menschen.

4 Kommentare

  1. Meine Lösung hierzu ist, dass ich auf Tools wie Things verzichte und versuche meinen Email-Client als zentrale Basis zu verwenden.
    Alles was du über den Umgang mit dem Posteingang und die Kommunikation sagst ist davon allerdings unbenommen. Wir dürfen us nicht von unseren Mails tyranisieren lassen.
    Lediglich meine Projektliste ist ausgelagert: Hier nutze ich den Mindmanager für mein eigenes “Portfolio-Management”.

    Gruß
    Bernhard

  2. In die Falle mit den Mails bin ich auch das ein oder andere Mal mit Things gelaufen. Letztlich ist Mail bei mir immer nur Inbox, d.h. entweder wird eine Mail sofort erledigt, oder sie landet als Aufgabe in Things.

    Hier kann man ein nettes Feature von Things auf dem Mac verwenden, d.h. man legt eine passende Aufgabe in Things an und zieht dann die Mail aus Apple Mail ins Notizfeld der Aufgabe. Egal wohin man die Mail danach in Apple Mail archiviert, Things hat einen Link in der Notiz angelegt, der beim Anklicken sofort die betroffene Mail öffnet.

    Wenn man sich am Riemen reisst und die Inbox immer komplett abräumt, funktioniert das wunderbar. Es ist aber auch hier, wie bei jedem Zeitmanagementsystem, einiges an Disziplin erforderlich und jeder wird seine eigene Lösung finden.

  3. Egal, wie man seine ToDos nun organisiert: Im Posteingang, in Things oder – mein Favorit – in einer Kladde. Wichtig ist, dass man sich die Zeit nimmt, diese auch konsequent zu bearbeiten. Das bedeutet im Umkehrschluss, sich eben nicht immer von Mails, Skype und dergleichen ablenken zu lassen. Wann immer ich den Eindruck habe, mich nicht mehr konzentrieren zu können, greife ich daher zu einem einfachen Mittel: Ich beende einfach die ganzen störenden Programme. ;-)
    Das klappt natürlich nur so lange, wie die Kollegen nicht anfangen, anstatt Mails zu schreiben anzurufen oder direkt vor dem Schreibtisch zu stehen. Insofern bin ich natürlich sehr gespannt wie das Umfeld auf Katjas Änderungen reagiert.

  4. Pingback: Zeitmanagement – ein Experiment Teil 2 | PROJEKT-LOG