Wer ist wann da? – Der Sprintkalender

12.10.2012

Kürzlich habe ich mit Scrum Teams gearbeitet, die zum Teil aus Studenten bestanden, d.h. abhängig von ihrem Vorlesungsplan waren sie nicht jeden Tag des Sprints da. Bisher hatte ich in Sprint Plannings nach der jeweiligen Verfügbarkeit (incl. Urlaub) gefragt und die Teams haben auf dieser Basis ihr Commitment für den Sprint abgegeben. Im Laufe des Sprints habe ich dann aber bemerkt, dass eine gewissen Unsicherheit hinsichtlich der nichtanwesenden Teammitglieder bestand, z.B. vor dem Daily Scrum. “Kommt Eric heute rein?” “Hmm, bin mir nicht sicher, hat er heute keine Vorlesung?” “Nein, mittwochs ist er normalerweise im Büro, aber es kann sein, dass er gestern etwas von Klausurvorbereitung gemurmelt hat. Egal, Mel ist doch aber da, oder?” “Nein, Mel hat spontan einen Tag Urlaub genommen” “Mist, das wusste ich nicht, ich brauche sie für ein Code Review”.

Alle Teams landeten über kurz oder lang bei einer ähnlichen Diskussion. Ich habe daher überlegt, wie man die Situation verbessern kann  und hatte eine Idee, die wir zur Zeit sehr erfolgreich einsetzen: Einen Sprintkalender. Es handelt sich dabei um eine simple Tabelle mit den Sprinttagen und den Namen der Teammitglieder. Ich bringe jetzt immer einen Ausdruck eines leeren Sprintkalenders mit zum Sprint Planning und bitte alle Teammitglieder, ihre geplanten Abwesenheiten dort einzutragen. Nach dem Sprint Planning hänge ich den Sprintkalender neben das Scrum Board. Später hinzukommenden Abwesenheit wie z.B. spontane Urlaubstage werden während des Sprints einfach nachgetragen. Wenn ein Teammitglied sich krankmeldet, trägt jemand vom Team die Abwesenheit ein.

In den darauf folgenden Daily Scrums habe ich beobachtet, wie Teammitglieder auf den Sprintkalender geguckt haben und sich kurz selbst über die Abwesenheiten informiert haben, ob Kollegen an- oder abwesend waren. Die oben beschriebene Verwirrung ist seitdem nicht mehr aufgetreten.

Ich habe ein einfaches Excel-Template des Teamkalenders angehängt, benutzt und verändert es gern nach Belieben. Mögliche Verbesserungen könnten zum Beispiel die folgenden sein:

  • Trennen der Tage in Vormittag und Nachmittag
  • Benutzen von Bilder oder Avataren der Teammitglieder
  • Verwenden des Teamlogos
Falls ihr den Sprintkalender benutzt, freue ich mich über eure Erfahrungsberichte.
Dieser Beitrag ist auch auf englisch verfügbar.

Anhang

Autor: Sven Röpstorff

Sven Röpstorff arbeitet freiberuflich als agiler Projektmanager und Coach mit über 16 Jahren Berufserfahrung. Mit seinen Teams probiert er gern neue Wege und Methoden, um sich und sein Umfeld stets weiter zu verbessern. In seinen Vorträgen und Workshops bringt er den Menschen agile Vorgehensweisen auf interessante und spielerische Weise nahe und macht sie somit sichtbar, fühlbar, erlebbar.

5 Kommentare

  1. Hallo Sven,

    sehr gelungener Ansatz für ein in der Praxis immer wiederkehrendes Problem. Für diejenigen, die Confluence (und ggf. auch JIRA) einsetzen, ist das Tool “Team Calendars” ein gelungener Ansatz:

    Eine Verbindung von Individualkalendern, Teamkalendern und ggf. Releasekalendern, siehe http://www.atlassian.com/software/team-calendars/overview

    (das 4-minütige Video bringt es – samt unaufdringlicher “Fahrstuhl-Musik” – sehr gut auf den Punkt).

    Viele Grüße
    Kai

    PS: Nein, ich werde nicht von Atlassian bezahlt … :-)

    • Moin Kai,

      vielen Dank für deinen Kommentar. Ich bin selbst ein Atlassian-Fanboy und finde den Team-Calendar super. Ich setze ihn für eine längerfristige, vorausschauende Verfügbarkeits- und Sprintinhaltsplanung ein. Der im Artikel beschriebene Sprintkalender hat ganz bewusst nur den aktuellen Sprint im Fokus, um

      a) kurzfristige und ungeplante Abwesenheiten zu verdeutlichen
      b) die Nicht-Verfügbarkeit der Teilzeitkräfte vor Augen zu haben und
      c) ganz wichtig: die Nichtverfügbarkeit von Teammitgliedern immer sichtbar am Taskboard zu haben und ohne Anmeldung und klicken sehen zu können.

      Zu c): Solange es einfacher ist, kurz jemanden zu fragen, macht man sich in der Regel nicht die Mühe, sich in einem Tool einzuloggen und selbst nachzugucken. Und dann ist man schnell wieder bei den beschriebenen Diskussionen.

      Viele Grüße,
      Sven

      • Hallo Sven,

        ich gebe Dir absolut Recht: Für diesen Anwendungsfall ist der papiergebundene Sprintkalender genau richtig und kein technischer Overkill.

        Im übrigen finde ich Deinen Vorschlag “Benutzen von Bilder oder Avataren der Teammitglieder” als mögliche Verbesserung sehr nützlich. Als wir im Team eine Zeit lang Kanban mit Hilfe einer Magnetwand betrieben haben, haben sich, sowohl für einen selbst, als auch für die Teammitglieder, personalisierte Avatare ungemein als Identifikationskriterium bewährt.

        Viele Grüße
        Kai

  2. Hallo Herr Röpstorff,

    ein sehr interessanter Artikel. Ich fände es toll, wenn Sie Ihre Vorlage der openPM Community zur Verfügung stellen würden: https://www.openpm.info/x/SgAS

    Viele Grüße,
    Christian Vogel

  3. Moin Christian,

    ist erledigt, das Template steht dort bereit.

    Viele Grüße,
    Sven